Dr. Susanne Hollmann¹ pernah memaparkan 10 aturan yang sebaiknya diterapkan dalam menyusun SOPs. Meskipun 10 aturan tersebut dibuat berdasarkan pengalamannya dalam melakukan riset dalam bidang bioteknologi di Jerman, kiranya aturan tersebut juga dapat dipertimbangkan ketika membangun usaha dalam dunia bisnis. Berikut adalah 10 aturan penyusunan SOPs berdasarkan prinsip workflow yang agaknya baik untuk dipertimbangkan apabila diterapkan di dunia bisnis (Hollmann, 2020). sebagai berikut:

1.      Kapan SOPs Harus Disusun dan Dirumuskan

SOPs harus disusun dan dirumuskan ketika berlangsung proses reproduksi, yakni terdapat kegiatan/aktivitas yang dilakukan secara berulang. Dengan perkataan lain terdapat prosedur yang harus dilakukan sesuai guidelines yang diberikan. Kepatuhan mentaati guidelines menjadi mutlak untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan secara konsisten.

2.      Tujuan Pembuatan SOPs

Hal pertama yang harus dirumuskan dalam SOPs adalah tujuan yang mendasari mengapa dibutuhkan SOPs, beserta cakupan hal-hal apa yang dapat dijawab oleh SOPs. Dalam dokumen SOPs perlu dituliskan: alasan spesifik pembuatan SOPs, proses atau prosedur dan komponen-komponen terkait yang harus diperhatikan dalam SOPs, hal-hal apa yang dapat dijawab oleh SOPs dan hal-hal apa yang tidak dapat dijawab oleh SOPs.

3.      Sistematika Dokumen SOPs

Terdapat tiga bagian, yaitu: daftar isi, sistematika, rangkaian langkah-langkah atau guidelines yang harus diikuti, serta daftar referensi dan definisi dari istilah-istilah yang digunakan (misalnya: definisi atau pengertian peralatan yang digunakan).

4.      Isi SOPs

Merupakan prosedur atau guidelines yang bersifat standard atau baku dan harus selalu diikuti secara konsisten agar produk yang dihasilkan terjamin kualitasnya secara konsisten.1 Dr. Sussanne Hollmann (CEO) adalah seorang ahli biokimia dan memperoleh gelar PhD di bidang biologi sintetis. Beliau banyak berkontribusi dan terlibat dalam berbagai proyek, pakar terkemuka di bidang pengembangan dan manajemen proyek ilmiah, khususnya dalam EC programs dan proyek pendanaan yang diprakarsai oleh Jerman, serta terlibat dalam pendirian sejumlah perusahaan. Susanne banyak dilibatkan dalam pembuaan SOPs di bidang bioteknologi. Disamping itu masih banyak aktivitas dan kontribusi yang dilakukan oleh Sussanne hingga saat ini. Kiprahnya antara lain dapat dilihat di website https://sb-sciencemanagement.com/about-us

5.      Referensi dan Definisi

Selain merupakan bentuk apresiasi dan pengakuan terhadap keahlian hasil karya penulis, mencantumkan referensi juga diperlukan sebagai informasi mengenai sumber yang dirujuk. Contoh, apakah referensi SOPs berasal dari industri otomotif atau industri kosmetik. Definisi mengenai istilah teknis (misalnya mengenai peralatan yang digunakan) juga perlu dicantumkan agar pembaca paham dan dapat menjalankannya.

• Penanggung-Jawab, Reviewers dan Approvers

Untuk menjamin validitas SOPs dan kualitas produk yang dihasilkan, maka perumusan setiap langkah dalam SOPs perlu dievaluasi, diuji kesahihannya oleh sejumlah reviewers yang kompeten di bidangnya dan dapat dipercaya. Setelah tahap ini terlampaui, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan ahli dengan kompetensi yang lebih tinggi.

7.      Pengujian oleh Kolega

Selanjutnya SOPs perlu diuji apakah perumusannya jelas dan dipahami calon pengguna. Pengujian dilakukan dengan meminta rekan (rekan peneliti, teknisi, pegawai) untuk membaca SOPs dan menjalankannya sesuai guidelines yang tertulis. Mintalah rekan tersebut berpikir kritis dan memberikan umpan-balik. Amati bagaimana rekan mengikutinya, dan sedapat mungkin jangan membantu mereka untuk memastikan bahwa SOPs dapat dipahami secara jelas. Pastikan juga bahwa para staf memperoleh pelatihan yang memadai dan terlatih baik untuk menjalankan SOPs yang sudah dibuat.

• Review dan Approval

Setelah lolos pengujian oleh kolega, SOPs perlu diperiksa sekali lagi oleh tim. Diskusikan bersama rekan atau kolega atas komentar atau umpan-balik yang diberikan. Pastikan bahwa SOPs jelas dan dapat dipahami oleh pengguna. Setelah siap, dapat dimintakan approval dari Quality Control Manager. Dokumen SOPs yang valid disimpan dan copy– nya dibagikan kepada pihak yang berkepentingan.

9.      Memperbaharui Dokumen SOPs secara Berkala

Evaluasi dan reivis secara periodik perlu dilakukan untuk: (a) memastikan bahwa SOPs tersebut masih dapat digunakan pada saat itu, serta (b) mengetahui bagaimana relevansinya di masa depan. Setiap revisi yang dilakukan, perlu disertai nomor versinya, tanggal revisi, alasan, deskripsi revisi yang dilakukan (termasuk perbedaannya dari versi sebelumnya), serta nama para reviewers yang terlibat disertai tanda-tangan.

10.  Publikasi

Publikasi dari SOPs penting agar pihak-pihak yang membutuhkan dapat meng-akses secara mudah.

DAMPAK TANPA SOPs

Ada beberapa kerugian yang akan dialami oleh sebuah perusahaan, industri, atau organisasi apabila tidak memiliki SOPs, antara lain sebagai berikut (Oriabure, 2023; Scispace, 2024):

1. Waktu operasi lebih besar, tidak efisien, biaya lebih besar. Tanpa SOPs, proses operasi perusahaan akan menjadi tidak efisien sehingga akan lebih banyak waktu terbuang dan biaya yang dikeluarkan.
2. Kebingungan pada karyawan. Hal ini disebabkan tidak ada panduan baku dan jelas dalam menjalankan tugasnya. Selanjutnya, kondisi ini dapat mengakibatkan turunnya kinerja dan produktivitas perusahaan.
3. Memperbesar risiko kesalahan kerja. Tidak adanya SOPs dapat meningkatkan risiko kecelakaan dan keselamatan pada karyawan dan konsumen. Secara khusus hal ini dapat terjadi dalam industri kesehatan dan keuangan (seperti perbankan, pajak, asuransi). Tidak adanya SOP juga dapat menggiring berlangsungnya aktivitas ilegal.
4. Kualitas produk tidak terjamin, tidak konsisten, bahkan dapat menurun. Tanpa SOPs, perusahaan tidak memiliki standard bagaimana melakukan suatu tugas dan menghasilkan produk. Akibatnya adalah inkonsistensi dari proses dan kualitas produk yang dihasilkan.
5. Ketidakpuasan konsumen dan reputasi rerusahaan buruk. Kualitas produk yang buruk dan tidak konsisten, dapat berdampak buruk bagi kepuasan dan kepercayaan konsumen, yang selanjutnya berdampak bagi reputasi perusahaan.

PENUTUP

Jika Anda ingin perusahaan, industri, atau organisasi, Anda bertahan dan bahkan maju, maka Standar Operating Procedures (SOPs) menjadi hal yang mutlak diperlukan. Tidak hanya itu, seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan perlu melakukan evaluasi terhadap kinerja perusahaan dan produk yang dihasillkan, kemudian melakukan perbaikan SOPs secara berkala sehingga terjadi peningkatan baik dalam proses kerja maupun produknya. SOPs yang baik akan melindungi perusahaan, karyawan, and …, last but not least : konsumen.

Referensi

Bargav, R.K. 2020. A Review On Standard Operating Procedure (SOP). World Journal of Pharmaceutical Research. Volume 9, Issue 5, 704-722. Review Article. Diakses pada 25 Juni

2024 dari https://wjpr.s3.ap-south-1.amazonaws.com/article_issue/1588153678.pdf

Hollmann, Susanne, dkk. 2020. Ten simple rules on how to write a standard operating procedure. Published. September, 3, 2020. Journals Plos Compuational Biology. Diakses pada 25 Juni 2024 dari https://www/journals.plos.org/ploscompbiol/article?id=10.1371/journal.pcbi.100095

Oriabure, Peter. 2023. The Impact of Not Having Standard Operating Procedures (SOP) Diakses pada 25 Juni 2024 dari https://www.linkedin.com/pulse/impact-having-standard- operating-procedures-sop-peter-oriabure

Scispace. 2024. What’s the impact of a company doesn’t have a sop standard? Diakses dari https://typeset.io/questions/what-s-the-impact-of-a-company-doesn-t-have-a-sop- standard-5fhb2ix0t5